(一)律师为首次业主大会的召开和业主委员会的成立提供法律服务
1、律师应当及时提示广大业主召开首次业主大会和选举业主委员会以更好的维护业主的合法权益。
2、业主大会的职权
业主大会履行下列职责:
(1)制定、修改业主公约和业主大会议事规则;
(2)选举、更换业主委员会委员,监督业主委员会的工作;
(3)选聘、解聘物业管理企业;
(3)决定专项维修基金使用、续筹方案,并监督实施;
(4)制定、修改物业管理区域内物业共用部位和共用设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度;
(5)共同决定改建、重建建筑物及其附属设施;
(6)法律、法规或者业主大会议事规则规定的其他有关物业管理的职责。
3、业主委员会会议及工作制度
(1)业主委员会应当按照《业主大会议事规则》的约定召开业主大会会议。经三分之一以上业主委员会委员提议或者业主委员会主任认为必要的,应当及时召开业主委员会会议。
(2)委员会会议召开前的准备工作。如会议召开的通知、会议材料应在会议前多长时间送达各委员;委员因故不能参加会议时的委托工作、手续等。
(3)委员会召开会议的主持工作。一般委员会召开会议都应由主任主持,主任因故缺席不能履行职责的,可由副主任主持。
(4)在业主委员会召开会议时,一般采取少数服从多数的原则,进行表决时,每一位委员有一票表决权。
(5)业主委员会的会议记录是物业管理区域内的业主对业主委员会的工作进行监督的一个途径,也是业主委员会承担相应责任的有效依据,在业主委员会的章程中应规定好会议记录的工作,以及会议档案的保存等。
4、业主委员会的职权
业主委员会是业主大会的执行机构,履行下列职责:
(1)召集业主大会会议,报告物业管理的实施情况;
(2)代表业主与业主大会选聘的物业管理企业签订物业服务合同;
(3)及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助物业管理企业履行物业服务合同;
(4)监督业主公约的实施;
(5)业主大会赋予的其他职责。
5、业主委员会的法律地位
业主委员会,是在物业管理区域内代表全体业主对物业实施自治管理的组织。业主委员会由业主大会从全体业主中选举产生,作为业主大会的执行机构,对业主大会负责,受业主大会和全体业主监督。
由业主组成的业主团体业主委员会,是否具备独立的民事主体资格。《物业管理条例》没有给出明确的规定。但根据最高院的相关批复(2002民立他字第46号)基本上承认业主委员会独立的民事主体资格和民事诉讼主体资格的。根据全国人大刚刚通过的《物权法》的相关规定,一般认为是最终确立了业主委员会独立的民事主体资格和民事诉讼主体资格。
(二)律师办理为业主、业主大会及业主委员会正常运作提供法律服务的业务
1、参与《业主大会议事规则》、《业主公约》及《业主委员会章程》等相关法律文件的起草与审查,确保其合法合理、公平公正。
(1)业主大会议事规则
a.业主大会议事规则的性质:是小区业主大会与业主委员会活动的基本准则,它就业主大会及业委会的宗旨、组成、议事方式、议事内容等有关业主大会与业委会活动事项均作出了明确约定。
b.业主大会议事规则的制定:由成立业主大会的筹备组拟定,在征求全体业主的意见后,由专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意表决通过。
c.业主大会议事规则的内容
业主大会的组成与宗旨;
业主大会的会议内容与会议形式;
业主大会的表决形式;
召开业主大会的条件;
召开业主大会的程序;
业主代表的职责;
业主委员会的成员条件及组成;
业主委员会职责;
业主委员会会议;
业主委员会的任期及换届;
其他有关业主大会与业委会活动的有关事项。
d.业主大会议事规则制定中应注意的问题
(a)制定业主大会议事规则时,应充分考虑其可操作性,在确定业主大会形式、业主投票权、业委会的职权时,都要考虑到小区业主的实际情况,使得业主大会议事规则具有可操作性。
(b)应保障业委会权力的正当行使,全体业主的合法权益得到保护。在制定业主大会议事规则时,存在的问题往往是业委会的权力过大,使得全体业主的利益得不到保护,业主权利无法行使,比如说有的业主大会议事规则约定业委会使用3万元以下的维修基金,无须全体业主表决。
(2)业主公约
a.业主公约的性质:是业主之间订立的自治性的规范。不同的物业,因范围、结构、设备、规格、功能等不同,业主公约的具体内容也有差异。业主公约订立后,纵使其物业的所有人更迭,其效力不受影响。
b.业主公约的内容
(a)物业名称、地点、区域范围、面积和户数;
(b)物业共有部分和专有部分的划分,公共场所、设施、设备状况;
(c)物业管理区域内总投票数的统计状况,业主大会的召集程序及决定物业重大事项的方式;
(d)业主使用物业和公共场所、公用设施、设备的方式及具体要求;
(e)业主参与物业管理的权利及应承担的义务;
(f)业主委员会的产生规则、业主委员会的权利义务、工作程序以及责任的承担;
(g)业主对业主委员会及物业管理公司的监督权;
(h)各业主配合物业管理的承诺;
(i)物业管理过程中,维修、养护及管理等各种费用的缴纳及分摊,物业收益的分配方式;
(j)业主公约的修改程序、成立及生效的时间;
(k)违反业主公约的责任;
(l)业主认为需要明确的其他事项。
c.业主公约的效力
业主公约中约定的业主的权利与义务,是经业主承诺的,对全体业主具有约束力。根据《物业管理条例》的规定,业主公约对物业的使用人也具有约束力。
d.制定业主公约应注意的事项
在制定业主公约时,应注意以下事项:
(a)制定业主公约的程序要要合法,即业委会(或筹备组)制定的业主公约只有经过专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半数的业主同意才能生效。
(b)业主公约的内容不得超出业主自治的范围,目前有些业主公约的内容超出了业主自治的权利范围,比如,有的公约约定,业委会或物业公司可以拆除业主的违章建筑,这样的约定是无效的。
2、为业主大会选聘、解聘物业管理企业提供各种法律服务,包括招投标、谈判、沟通协调、起草各种法律文书等,以保证物业管理前后衔接和谐顺利。
3、帮助业主大会制定、修改物业管理区域内物业共用部位和公共设施设备的使用、公共秩序和环境卫生的维护等方面的规章制度。